Pourquoi et comment rédiger un cahier des charges pour site web ?

La rédaction d’un cahier des charges pour votre site web est un passage obligé dans la phase de préparation à la création d’un site internet.

Dans un monde numérique, comme tout dirigeant, la présence en ligne de votre entreprise est devenue incontournable. En effet, vous souhaitez être visible du plus grand nombre, gagner de nouveaux clients et augmenter votre chiffre d’affaire. Créer votre site Internet ou votre boutique en ligne est aujourd’hui devenu inéluctable. Pour parvenir à réaliser votre objectif dans les meilleures conditions, il est important de bien préparer votre projet.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour la création d’un site web ?

Lancer la création de votre site internet sans une planification rigoureuse peut entraîner des erreurs coûteuses et des retards. Avant de vous lancer tête baissée dans sa réalisation, il est donc indispensable d’établir un cahier des charges pour la création de votre site web. Ce document constitue la feuille de route du projet de création ou de refonte de votre site Internet. Fondamental, il définit les contours du projet et spécifie tous les éléments essentiels à sa réalisation : les besoins et contraintes, objectifs visés, contexte, fonctionnalités, exigences de conception, modalités d’exécution, …

Pour « gagnez du temps », la rédaction d’un cahier des charges est une étape souvent négligée dans l’élaboration d’un projet web. Mais son absence présente plusieurs soucis de taille. Il peut complexifier la mise en place de tâches non anticipées, déboucher sur l’exécution de tâches qui s’avèrent inutiles au final et bien entendu rendre impossible la détermination d’un budget.

Voyons plus en détails ce qu’est un cahier des charges …

Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour site web ?

Le cahier des charges pour site web est un outil d’aide à la décision. Il pousse le client à se poser les bonnes questions sur son site Internet, explorer des aspects auxquels il n’avait initialement pas pensé ou affiner la vision de son projet. Ces réflexions permettront de mieux définir son positionnement, ses cibles, son image de marque, ses objectifs commerciaux. Mais cet exercice peut aussi révéler des zones d’ombre dans la stratégie digitale globale, et devenir un levier pour affiner celle-ci.

Le cahier des charges est donc un document écrit qui formalise l’ensemble des éléments nécessaires à la bonne réalisation d’un projet.
En effet, même s’il s’agit d’un exercice complexe et fastidieux, la rédaction d’un cahier des charges pour site web constitue un guide de référence aussi bien pour le client que pour les prestataires techniques.

Dans le contexte de la création d’un site Internet, il sert à traduire les besoins du client au moyen de directives claires, plus ou moins détaillées à l’attention des développeurs, designers, spécialistes du référencement SEO et chefs de projet.

Un cahier des charges pour ne pas naviguer en eaux troubles

Un cahier des charges doit consigner de manière claire et détaillée les différents aspects de votre futur site web :

Pourquoi est-il indispensable de rédiger un cahier des charges pour son site web ?

Le cahier des charges pour site web permet tout d’abord de faciliter les échanges avec votre agence de création de site Internet. Il balise également le cadre de développement de votre projet et garantit ainsi l’obtention d’un site web qui répond pleinement aux besoins de votre entreprise et de vos prospects. Il est tout simplement indispensable pour mener à bien la création et mise en ligne d’un site web dans des conditions optimales.

Quels sont les avantages d’un cahier des charges bien rédigé ?

Clarifier les besoins

Le cahier des charges (CDC) permet au client d’indiquer précisément ce qu’il attend de son site web. Souvent, les projets échouent ou dévient de leur objectif initial simplement parce que les attentes n’étaient pas bien formulées. Un client peut par exemple souhaiter un site vitrine sans pour autant définir ce que cela implique : le nombre de page, le type de formulaire contact, le niveau d’interactivité, … Sans précision, le prestataire interprète selon sa propre expérience, ce qui peut mener à des malentendus coûteux. Le cahier des charges permet donc d’éviter les zones d’ombre, les interprétations et les ajustements de dernière minutes.

Définir un périmètre clair

Le cahier des charges est un outil de protection des parties (client / prestataires). Il permet d’une part d’encadrer le projet et poser les limites sur le travail qui sera fait et sur ce qui ne le sera pas. Il protège le(s) prestataire(s) d’ajout hors périmètre de prestations non anticipées et rend possible, d’autre part, une meilleure évaluation des ressources nécessaires au développement du projet web (temps, compétences, outils, budget).

Faciliter la communication entre le client et le(s) prestataire(s)

Le cahier des charges pour site web est un outil référentiel commun indispensable. Lorsque plusieurs intervenants travaillent sur un même projet, il garantit que tout le monde est en possession des mêmes informations et travaille dans la même direction.

Gagner du temps et de l’argent

Même si au départ la rédaction d’un cahier des charges prend du temps, elle permet d’en gagner beaucoup sur le long terme. Car en anticipant les problèmes et malentendus, en évitant les allers-retours entre les parties, elle permet d’optimiser le développement du projet. Celui-ci permet également de limiter les coûts liés au modifications non prévues et à la mauvaise estimation initiale des besoins.

Comparer les offres

Pour la création d’un projet web, un client sollicite généralement plusieurs agences web. Dans ce cas, le cahier des charges est un outil crucial qui permet d’obtenir des propositions comparables. En effet, si chaque prestataire répond à un même document précis, le client peut alors plus facilement analyser et comparer les différentes offres : pertinence, coût, délais, …

Quels sont les risques d’un projet sans cahier des charges ?

Se lancer dans la création d’un projet web sans avoir rédiger un cahier des charges, c’est un peu comme construire une maison sans plan. Les conséquences peuvent donc être nombreuses et parfois catastrophiques. En se soustrayant à la rédaction du cahier des charges, on s’expose à :

Une mauvaise compréhension des objectifs

Les besoins précis et réels et du site peuvent être mal compris ou ignorés. Ceci peut donc mener à un site qui ne répond pas aux attentes des utilisateurs ou qui n’est pas en phase avec la stratégie marketing ou de communication de l’entreprise.

Un dérapage budgétaire

Sans un cadre clair, les demandes peuvent se multiplier, allonger le temps de développement et accroître les coûts. Ceci peut engendrer des tensions entre les parties, voire aboutir à des litiges.

Un retard de livraison du projet

Lorsqu’un projet est initialement mal défini, il est souvent victime de retard. En effet, le manque d’anticipation engendre des prises de décisions au fur et à mesure de l’avancée du projet et des modifications permanentes, ce qui engendre des retards dans le processus de production du site Internet.

Un résultat insatisfaisant

Sans un cahier des charges précis et structuré, le site web final peut présenter des problèmes de cohérence, des bugs, manquer d’ergonomie ou encore être mal référencé. Finalement le client est déçu et doit investir davantage pour rectifier les problèmes mal anticipés.

Qui doit rédiger le cahier des charges d’un projet web ?

Généralement, le cahier des charges pour site web est rédigé par le donneur d’ordre, le client. Etant le plus au fait de son activité, de son entreprise et de son mode fonctionnement, il est le plus à même de stipuler ses besoins vis-à-vis de son projet, les attentes des utilisateurs, de formuler ses contraintes (fonctionnement, règlementation, budget, délais de livraison, …). Idéalement, le cahier des charges doit être rédigé par le(s) responsable(s) du projet en interne.

Cependant, avec l’accord du client, il arrive que l’agence web choisie fasse évoluer ce cahier des charges en fonction de la faisabilité du projet. Dans tous les cas, ce document doit être relu avec la plus grande attention avant sa validation par l’ensemble des parties, tout comme pour un contrat.

Comment faire un cahier des charges pour site web ?

Rédiger un bon cahier des charges ne nécessite pas d’être un expert technique. Mais cela nécessite de l’investissement, du temps, de la pertinence et de la méthodologie afin de formuler clairement ses besoins. Afin de vous guider dans l’élaboration de ce document, vous pouvez, si besoin, faire appel à l’expertise d’un chef de projet ou d’une agence de création de site Internet.

Voici quelques conseils afin de vous accompagner dans la rédaction d’un cahier des charges pour site web efficace.

Etre précis sans être trop technique
Un cahier des charges efficient doit formuler précisément les besoins sans jargon inutile

Etre illustré
Si vous avez une idée précise de l’apparence ou de la structure de votre future site Internet, il est judicieux de matérialiser vos idées en fournissant des croquis, maquettes ou exemples de sites inspirants

Prévoir l’évolutivité
Tout comme votre activité, votre site Internet évolue avec le temps. C’est pourquoi, il est important de prévoir ses futures évolutions : ajout de fonctionnalités, de pages, de modules, d’une version multilingue, …

Spécifier les différentes contraintes
Chaque projet a ses contraintes, c’est pourquoi il est essentiel de les identifier en amont afin de permettre leur intégration plus simplement. Celles-ci peuvent être de différents ordres : conformité RGPD, compatibilité mobile, hébergement spécifique, …

Que doit contenir un cahier des charges pour la création d’un site Internet ?

Présentation de l’entreprise

Afin d’apporter le contexte qui entoure la réalisation du projet web, il est important dès les premières page de présenter l’entreprise : nom de l’entreprise, date de création, produits et services commercialisés, valeurs de l’entreprise, axes de développement souhaités, principaux concurrents, …

Présentation du projet

Indiquer s’il s’agit d’une création ou d’une refonte de site Internet, si vous souhaitez un site vitrine de quelques page, un site Internet plus complexe ou une boutique de vente en ligne. Si un site existe déjà, indiquer son environnement : nom de domaine, hébergement, CMS, extensions, …), qui s’occupe de l’administration technique, de la gestion de contenu et si possible, les données disponibles relatives au trafic, taux de conversion, …).

Expliquer pourquoi vous souhaitez créer ou refondre votre site et définir clairement les cibles et objectifs du projet afin d’orienter les décisions ultérieures.

Il est également important d’indiquer à votre futur prestataire le niveau d’autonomie que vous souhaitez. Si vous pensez gérer vous-même le contenu de votre site ou si vous préférer déléguer cette tâche à votre agence web.

Arborescence et contenus du site

Même si à ce stade, rien n’est gravé dans le marbre, il est important de définir un certain nombre de points :

Demandes complémentaires

Chaque projet est unique et naît de vos envies, contraintes et mode de fonctionnement. La création d’un site Internet rassemble bon nombre de compétences au niveau technique, graphique, rédactionnel et demande un certain investissement pour sa gestion au quotidien. Afin de vous consacrer pleinement à votre activité, vous pouvez confier un certain nombre de prestations qui peuvent être incluses dans le cahier des charges :

En conclusion

Le cahier des charges pour site web est bien plus qu’un simple document administratif. Il représente les fondations sur lesquelles repose la réussite de votre projet. Rédigé avec soin, il garantit une meilleure collaboration entre les parties, une meilleure gestion du temps et des ressources. Et au-delà, il est le garant d’un résultat conforme aux attentes du client et de son entière satisfaction. C’est pourquoi, toute entreprise souhaitant concevoir un site web efficace doit accorder à la rédaction de son cahier des charges l’attention qu’elle mérite.

Une agence web à votre écoute

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